Những người luôn hoàn thành tốt công việc, hiệu quả cao thường được chúng ta ví là "Làm việc nhanh như máy", bởi vì không phải người nào cũng có thể làm việc nhanh và chính xác như họ.
Làm thế nào để những người hiệu quả nhất vượt qua những thách thức như:
Chần chừ trong các nhiệm vụ — cả những nhiệm vụ nhỏ, khó nhọc lẫn những nhiệm vụ lớn, đầy thử thách.
Công việc nhàm chán
Trả lời email và các tin nhắn khác trong khi làm việc
Luôn có động lực và tràn đầy năng lượng trong suốt cả ngày làm việc
Tập trung và hoàn thành các dự án quan trọng nhất
Bằng cách nghiên cứu cách những người làm việc hiệu quả và nhanh chóng vượt qua những thách thức, bạn cũng có thể học hỏi để tăng năng suất của chính mình. Bạn không thể trở nên năng suất hơn trong một sớm một chiều. Nhưng nếu bạn thực hiện những thay đổi nhỏ và thực hiện một số thói quen như họ, bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Vậy những người làm việc hiệu quả cao này có điểm gì chung? Họ đã làm việc như thế nào?
Làm thế nào để hiệu quả hơn?
1. Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng trước tiên
Trong bất kỳ danh sách việc cần làm nào cũng có một số nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ khác. Nếu bạn chỉ tập trung vào việc kiểm tra các mục trong danh sách việc cần làm, bạn sẽ kết thúc một ngày với một hỗn hợp các nhiệm vụ quan trọng và ít quan trọng hơn đã hoàn thành và sẽ tồn đọng lại NHIỆM VỤ QUAN TRỌNG NHẤT.
Nó cũng cho bạn thấy khả năng trì hoãn - bạn có thể dễ dàng dành cả ngày để kiểm tra những việc cần làm dễ dàng, ít quan trọng hơn thay vì tập trung vào những việc khó.
Hãy thay đổi, dành một vài phút vào đầu ngày để chọn 1-3 NHIỆM VỤ QUAN TRỌNG NHẤT - những việc mà bạn cần phải hoàn thành vào cuối ngày.
Với sự tập trung mới vào những việc quan trọng, việc tạo một danh sách việc cần làm sẽ dễ dàng hơn - hãy đảm bảo những việc quan trọng được hoàn thành.
Laura Earnest of Whole Life Productivity đã chỉ ra tầm quan trọng của việc sắp xếp ưu tiên như một thói quen làm việc năng suất:
“Hãy để tôi nói rằng tôi phân biệt giữa hiệu quả và năng suất, nhưng cả hai đều cần thiết cho công việc. Hiệu quả là làm những điều đúng và năng suất là làm những điều đúng đắn. Vì vậy, những người năng suất nhất làm việc với các nhiệm vụ có giá trị cao, đảm bảo rằng cách họ thực hiện những nhiệm vụ đó là cách tốt nhất.
Tôi cũng tin rằng những người làm việc hiệu quả nhất có thể phân biệt đâu là nhiệm vụ có giá trị cao và có thể để những người khác thực hiện hoặc ủy thác chúng cho họ. Đó không phải là một sự vội vàng điên rồ để hoàn thành mọi thứ, bởi vì họ nhận ra rằng họ không thể một mình hoàn thành tất cả mọi thứ ”.
2. Trau dồi cách "Làm việc sâu"
"Làm việc sâu" - "Deep work" chỉ những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ về mặt nhận thức mà không có bất cứ sự phân tán nào cả, đồng thời phải nỗ lực hết mình để rèn luyện kỹ năng.
Mọi người đều có một vài việc cần làm hàng ngày có thể gần như bị loại bỏ khi đang ngủ. Đây là những nhiệm vụ mà bạn cần podcast để hoàn thành - nếu có, chúng khó có thể tự làm vì chúng không đặc biệt thú vị.
Cal Newport đã viết về loại công việc này trong cuốn sách bán chạy nhất của ông. Newport cho rằng kỹ năng tập trung cao độ ngày càng hiếm - và những người có thể thành thạo nó có lợi thế rất lớn.
Một số khuyến nghị của Newport để trau dồi khả năng này là:
Lên lịch "làm việc sâu": Lập kế hoạch làm việc sâu trong thời gian biểu của bạn vào một thời điểm tương tự mỗi ngày, có thể là vào buổi sáng.
Đối mặt với chán nản: Nghe có vẻ trái ngược khi gọi cảm giác buồn chán là một thói quen hiệu quả, nhưng làm sao cảm thấy thoải mái với cảm giác buồn chán mới là điều quan trọng. 'Làm việc sâu' không phải lúc nào cũng thú vị, sự buồn chán hay thất vọng là nguyên nhân khiến chúng ta tìm kiếm những thứ gây xao nhãng. Tránh sử dụng mạng xã hội để giải trí càng nhiều càng tốt và thoải mái hơn khi không làm gì.
Hạn chế sử dụng mạng xã hội: Điều này không có nghĩa là bạn phải ngưng sử dụng Internet. Tuy nhiên, nếu muốn phát triển thói quen làm việc sâu thì bạn buộc phải đấu tranh với cám dỗ truy cập Facebook, Twitter hay Instagram liên tục. Email và các tin nhắn khác có thể được giảm bớt bằng cách yêu cầu những người liên hệ với bạn cung cấp thêm nhiều thông tin trong mỗi lần liên lạc. Yêu cầu mọi người nghiên cứu câu hỏi của họ trước khi gửi đến bạn và cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt trong email của họ. Và bạn cũng làm điều tương tự như vậy.
Biết rõ thói quen làm việc của bạn: Bạn có làm việc tốt nhất trong sự cô lập không? Với thời gian nghỉ giải lao định kỳ? Bạn đang làm việc với một lịch trình bận rộn? Bạn không cần phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình của mình — chỉ cần dành một chút thời gian cho công việc chuyên sâu.
Những người có năng suất cao họ chắc chắn đã thành thạo các kỹ năng làm việc sâu này.
3. Giữ một danh sách phân tâm để luôn tập trung
Cho dù bạn đang cố gắng tập trung vào công việc chuyên sâu hay chỉ giải quyết các nhiệm vụ nhỏ hơn, thì sự xao nhãng chính là nguyên nhân ảnh hưởng đến năng suất. Thật khó để duy trì thói quen làm việc hiệu quả với những phiền nhiễu xung quanh.
Một phương pháp mạnh mẽ để giảm bớt sự xao lãng là tạo một “danh sách gây mất tập trung”. Giữ danh sách này ở gần trong khi bạn đang làm việc. Bất cứ khi nào một ý nghĩ mất tập trung xuất hiện, hãy ghi nó vào danh sách và quay lại làm việc.
Kỹ thuật này, là một trong những bí mật của Kỹ thuật Pomodoro bởi vì rất nhiều lúc sự phân tâm của bạn cần được chú ý. Ví dụ: Nếu tôi đang làm việc chuyên tâm và đột nhiên nhớ ra một hóa đơn cần phải thanh toán, hoặc có ý tưởng cho một bài đăng blog mới, đó là những suy nghĩ đáng được quan tâm.
Khi suy nghĩ nảy sinh trong quá trình làm việc của bạn, hãy ghi lại chúng. Khi bạn hoàn thành công việc đang làm của mình, bạn có thể quay lại và giải quyết chúng hoặc thêm chúng vào danh sách việc cần làm lớn hơn của bạn.
4. Sử dụng Ma trận Eisenhower để xác định các ưu tiên dài hạn
Một trong những mối nguy hiểm của năng suất là sự tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
Vào bất kỳ ngày làm việc nào, bạn rất dễ bị cuốn vào những thứ có vẻ như rất quan trọng ngay bây giờ .
Ma trận Eisenhower, được Dwight Eisenhower sử dụng để đưa ra quyết định được phổ biến trong cuốn sách 7 thói quen của những người hiệu quả cao của Stephen Covey. Nó giúp bạn nhanh chóng xác định những gì bạn nên làm và những gì bạn nên bỏ qua.
Nguồn hình: developgoodhabits
Tổ chức danh sách việc cần làm của bạn dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ có thể giúp bạn xác định những khoảng thời gian không đáng có. Ma trận Eisenhower giúp bạn dễ dàng xem điều gì quan trọng và điều gì không.
5. Sử dụng quy tắc 80/20
Một cách khác để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ đến từ nguyên tắc 80/20.
Được phát hiện bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, quy tắc 80/20 (còn gọi là Nguyên tắc Pareto) nói rằng, trong bất kỳ hoạt động theo đuổi nào, 80% kết quả sẽ đến từ 20% nỗ lực.
Để tối đa hóa hiệu quả, những người có năng suất cao xác định 20% công việc quan trọng nhất của họ. Sau đó, họ xem xét các cách để cắt giảm 80% thời gian biểu còn lại, để tìm thêm thời gian cho những việc có ảnh hưởng lớn nhất.
6. Chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ hơn
Có nhiều lý do khiến mọi người trì hoãn, nhưng một trong những lý do quan trọng nhất là các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của họ dường như quá khó khăn. Nhìn vào danh sách này và nghĩ "Tôi thậm chí không biết bắt đầu từ đâu."
Bạn có thể bắt đầu bằng cách chia những việc cần làm lớn thành những việc cần làm nhỏ hơn. Đặt mục tiêu nhỏ cho mỗi nhiệm vụ.
Nếu bạn có một mục danh sách việc cần làm được gắn nhãn “Viết một bài đăng trên blog về năng suất”, điều gì sẽ xảy ra nếu tôi chia nhiệm vụ lớn đó thành nhiều phần nhỏ hơn? Thay vì “viết blog về năng suất”, một ví dụ về danh sách việc cần làm của tôi có thể là:
- Tra cứu các từ khóa liên quan đến năng suất và thói quen tốt, hiệu quả
- Đọc 10 kết quả hàng đầu của Google về năng suất
- Suy nghĩ về các phương pháp khác để trở nên hiệu quả hơn
- Sắp xếp những ý tưởng tôi đã tìm thấy hoặc nghĩ ra thành một dàn ý
- Ghi lại bất kỳ suy nghĩ cụ thể nào về từng chiến thuật bằng cách sử dụng các gạch đầu dòng
Mục việc cần làm lớn hơn của tôi đã trở thành năm nhiệm vụ nhỏ hơn. Chắc chắn, điều đó làm cho danh sách việc cần làm của tôi dài hơn, nhưng nó cũng giúp tôi hoàn thành công việc nhanh hơn - và tôi không phải suy nghĩ về việc bắt đầu từ đâu.
7. Nghỉ giải lao
Không ai, thậm chí không phải những người có năng suất cao, có thể tập trung trong tám giờ liên tục. Cho dù bạn xây dựng bao nhiêu thói quen hiệu quả, bạn cũng không thể duy trì sự tập trung trong thời gian dài.
Đó là lý do tại sao nghỉ giải lao rất quan trọng. Những giờ giải lao chỉ kéo dài vài phút cũng có thể giúp bạn nạp năng lượng và nảy ra những ý tưởng mới.
Hãy chủ động về thời gian nghỉ ngơi. Các phương pháp như Kỹ thuật Pomodoro có thể hữu ích. Kỹ thuật Pomodoro đề xuất khối lượng công việc 25 phút, với 5 phút giải lao ngắn. Bạn làm việc cường độ cao trong một khoảng thời gian cụ thể, tiếp theo là cố tình không làm việc trong một khoảng thời gian ngắn hơn.
Lên lịch giải lao có thể giúp bạn luôn sảng khoái và làm việc hiệu quả suốt cả ngày.
8. Đưa ra ít quyết định hơn (về những thứ không quan trọng)
Khi còn là Tổng thống, Barack Obama từng nói với Vanity Fair rằng ông không bao giờ đưa ra quyết định về việc mặc gì:
“Bạn sẽ thấy tôi chỉ mặc những bộ đồ màu xám hoặc xanh,” [Obama] nói. “Tôi đang cố gắng giảm bớt các quyết định. Tôi không muốn đưa ra quyết định về những gì tôi đang ăn hoặc mặc. Bởi vì tôi còn quá nhiều quyết định khác phải đưa ra ”.
Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn, hãy cân nhắc việc thuê ngoài hoặc loại bỏ các quyết định hàng ngày. Những người có năng suất cao khác cũng đưa ra nhận xét tương tự về thói quen hiệu quả của chính họ. Tác giả và doanh nhân Ramit Sethi gợi ý: “Nếu bạn đang nghĩ đến việc mua một cuốn sách, hãy mua nó. Đừng lãng phí năm giây để tranh luận về nó. Ngay cả một ý tưởng cũng khiến nó trở nên đáng giá hơn nhiều. "
9. Loại bỏ giao tiếp kém hiệu quả (dành ít thời gian hơn cho email)
Đã đến lúc chúng ta phải đến với con voi trong phòng: email.
Email thường được coi là nguyên nhân của thói quen năng suất. Nhiều người dành cả ngày làm việc với hộp thư đến email của họ, phản hồi mọi thông báo khi có thông báo.
Như đã nói trong phần làm việc sâu, có rất nhiều giá trị trong việc giảm thiểu những loại phân tâm này. Một cách để làm điều đó đơn giản là lên lịch kiểm tra trong những khoảng thời gian cụ thể.
Cách khác là bắt đầu trở nên hiệu quả hơn trong việc liên lạc qua email của bạn. Nói cách khác: Gửi email tốt hơn.
Bạn đã bao giờ cố gắng lên lịch một cuộc họp, sau đó gửi đi gửi lại năm email khác để đặt thời gian và địa điểm cụ thể?
Hãy làm cho email của bạn chính xác nhất có thể. Việc này sẽ tốn nhiều công hơn một chút nhưng cuối cùng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cắt giảm những công việc không cần thiết.
10. Tìm các phím tắt có thể lặp lại - tự động hóa các tác vụ
Nếu bạn thấy mình làm đi làm lại những việc giống nhau, hãy tìm cách làm những việc đó nhanh hơn.
Điều này có thể đơn giản như học các phím tắt phổ biến hoặc liên quan đến việc tự động hóa toàn bộ các phần của doanh nghiệp của bạn.
Các tác vụ lặp đi lặp lại là những ứng cử viên tuyệt vời cho các phím tắt, ủy quyền hoặc tự động hóa. Loại bỏ chúng khỏi lịch trình của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng.
11. Học hỏi từ thành công cũng như sai lầm
Một trong những thách thức của những người có năng suất cao là đảm bảo rằng công việc nhanh cũng là công việc tốt. Khi bạn đang làm việc nhanh chóng, bạn dễ mắc sai lầm. Những người làm việc hiệu quả sẽ giải quyết rủi ro đó bằng cách học hỏi và cải thiện mọi thời điểm có thể - để việc tạo ra công việc tốt trở nên trực quan.
Điều quan trọng và ít phổ biến hơn là học hỏi từ những thành công. Khi một cái gì đó diễn ra tốt đẹp, tại sao?
Khi bạn thành công, bạn có thể muốn khui sâm panh và bắt đầu ăn mừng. Và đừng hiểu sai ý tôi - thật tốt để ăn mừng những thành công của bạn.
Nhưng những thành công xứng đáng nhận được sự soi xét từng chút một như những thất bại.
Những người có năng suất cao tận dụng tối đa thành công bằng cách tìm ra cách lặp lại chúng. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp và tại sao? Bạn nên rút ra điều gì từ trải nghiệm này và sử dụng lại? Có những yếu tố nào của một dự án thành công nhưng không hiệu quả và có thể bị loại bỏ?
Đặt những câu hỏi này giúp bạn đi từ thành công này đến thành công lặp lại. Nó cũng giúp bạn hiểu những thành công của mình ở mức độ trực quan hơn - giúp bạn tiết kiệm thời gian bất cứ khi nào bạn ngồi xuống để làm một dự án mới.
12. Đổ đầy bình - nạp lại
Các chiến thuật năng suất, mẫu email và mức độ ưu tiên là những phương pháp có giá trị để cải thiện năng suất của bạn.
Nhưng chúng sẽ không giúp ích gì nếu bạn không chăm sóc bản thân.
Những người làm việc năng suất cao dành thời gian sạc lại. Điều đó có nghĩa là ngủ đủ giấc mỗi đêm, tập thể dục và ăn uống lành mạnh.
Nếu bạn khó tập trung, hãy xem lại thói quen cá nhân của bạn. Ngủ, Tập thể dục, Ăn uống lành mành, Ra ngoài và hấp thụ ánh nắng mặt trời. Chăm sóc các thói quen lành mạnh của bạn là một phần quan trọng của thói quen làm việc hiệu quả.
13. Mài rìu
Có một câu nói nổi tiếng được cho là của Abraham Lincoln:
"Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu."
Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng mình luôn nhạy bén. Bằng cách dành nhiều thời gian để đọc, trở nên hiểu biết hơn và trở nên giỏi hơn trong giao dịch, bạn có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
14. Quản lý năng lượng của bạn (không chỉ thời gian)
Nếu bạn kiệt sức và hầu như không thể suy nghĩ, thì bạn còn lại bao nhiêu giờ trong ngày cũng không quan trọng. Bạn sẽ không thể sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Đây là logic của việc giải quyết những công việc khó khăn vào đầu ngày - bằng cách sử dụng giờ cao điểm một cách hiệu quả, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn trước khi cảm thấy mệt mỏi. Jason Fried, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Basecamp, nói rằng:
“Mặc dù mọi người thường nói rằng không có đủ thời gian, nhưng hãy nhớ rằng bạn sẽ luôn ít chú ý hơn thời gian.”
Những người làm việc hiệu quả biết rằng không đủ thời gian để làm mọi việc. Quản lý năng lượng của bạn - để đảm bảo rằng bạn giải quyết những công việc khó khăn nhất trong khi bạn có năng lượng để xử lý chúng - là một mẹo quan trọng để trở nên hiệu quả.
15. Nói “không” tốt hơn
Thật hấp dẫn khi nói đồng ý. Các dự án và cơ hội mới luôn xuất hiện. Thật dễ dàng để bị kích thích bởi các khả năng - và sau đó kết thúc với quá nhiều cam kết.
Nói không là khó. Nó có nghĩa là có ý thức đặt mọi thứ sang một bên để bạn có thời gian làm việc cho những ưu tiên quan trọng nhất của mình. Chuyên gia Mark Shead từ Productivity501 đã nói: “Những người làm việc hiệu quả cao thực sự giỏi KHÔNG làm mọi việc.
Có ít việc phải làm hơn có nghĩa là thời gian bạn dành cho những việc quan trọng sẽ tập trung hơn và hiệu quả hơn. Những người năng suất và hiệu quả nhất mà tôi biết đã tìm ra những gì họ làm thực sự có giá trị và họ nỗ lực hết sức để làm điều đó.
Thông thường, điều này có nghĩa là họ ngừng thực hiện một số hoạt động 'tốt' để tập trung vào những điều quan trọng nhất đối với họ và cho mục tiêu của họ. "
Kết luận: Làm thế nào để hiệu quả hơn
Những người có năng suất cao có thể giống như pháp sư hoặc rô bốt. Hầu hết thời gian, những người hiệu quả nhất mà bạn gặp đã tìm ra cách để vượt qua sự trì hoãn và những thách thức khác.
Dịch từ: Activecampaign
Tìm hiểu thêm về các chương trình huấn luyện của UBest Institute và bắt đầu con đường thành công của bạn ngay hôm nay!
Comments